Jak data-driven přístup změní způsob, jakým pořádáme eventy

Letošní eventová jízda je za námi a společně jsme zvládli přes 500 úžasných akcí – děkujeme, že jste byli u toho! Teď je čas trochu zpomalit, ohlédnout se za tím, co se povedlo, a podívat se na trendy, které nás čekají v roce 2025. Buďte o krok napřed a připravte se na to, co přijde! 🚀
Přejeme vám klidné Vánoce plné radosti, úspěšný vstup do roku 2025 a spoustu skvělých akcí, které vás budou bavit.

Vaše Happenee 🎄✨

‍

Data-driven eventy aneb naskočte do rozjetého vlaku trendů 2025

‍

‍

Máte za sebou zrealizovaný event, který jste připravovali několik týdnů či měsíců. Všechno skončilo a nastal čas bilancování a vy jste se začali sami sebe ptát:

❓ Byl ten event úspěšný?

...tak lidem se to líbilo, šéf mě pochválil, klient byl spokojený a nevím, že by si někdo stěžoval.
‍

❓ Dokážu to vyhodnotit podle nějakých dat?

...no, v nějakým CSV, se kterým neumím pracovat máme počet registrací, v excelu, přes který jsme dělali check-in se můžeme podívat, kolik lidí skutečně přišlo (jak dlouho tam asi byli? 🤔), a pak jsme do mailu posílali formulář se spokojeností a možná ještě někde něco...

‍

❓ Vyplatilo se nám to vůbec dělat?

😬....lidi psali, že catering byl dobrý a program lepší než loni...

‍

❓ Má smysl to příště dělat se stejným rozpočtem? 😬

...tak ten catering a moderátor můžou být vždycky lepší

‍

❓ Splnil event byznysový cíl?

...byznysový cíl? No to byl přece ten počet registrací...Nebo ne?

‍

Neřiďte se pocity, ale daty.
Data vám pomůžou ukázat, kterým směrem se hýbete.
Že ty data nemáte?
Je na čase to změnit.

‍

O tom jaká KPI by event měl mít a které se vyplatí sledovat jsme psali v jednom z předchozích článků. A o čem to bude příští rok?

‍

#1 - Být časově a nákladově efektivní

Automatizace procesů a správa eventů

• Automatizujte klíčové procesy od registrace, správy účastníků až po analýzu a zpětnou vazbu. Výsledkem je úspora až 80 % času, který byste jinak strávili manuálními úkoly nebo platili náklady za asistenty.
• Nevymýšlejte pokaždé kolo. Replikujte maximum funkčních procesů, nástrojů a vytvořeného obsahu.

Snížení nákladů na software

• Snižte potřebu vytvářet unikátní řešení pro každou akci zvlášť.
• Využívejte nástroje, které mezi sebou hladce komunikují, ať se neutopíte v desítkách excelovských tabulek nebo drahých integracích s vašimi podnikovými systémy. Méně je někdy více. Existují i All-in-one platformy, které nahradí potřebu více softwarových nástrojů. Ušetřete až 75 % na licencích u opakovaných eventů.

Jednoduchá správa díky centralizaci dat

• Ideální scénář je mít všechny informace o eventech na jednom místě, což vám umožní snadno spravovat akce a lépe plánovat.  Správa kontaktů pro všechny eventy na jednom místě, kde filtrujete a zvete na další eventy. Žádná zbytečná práce navíc.

‍

#2 - Sbírejte data a analyzujte celý životní cyklus eventu, abyste mohli dělat #1

• Analyzujte kompletně celý registrační a zvací proces, vstupenky,  nedokončené registrace - v jakém kroku skončili
• Dnes lze i sledovat kolik máte lidí aktuálně na eventu (check -in/check-out), kolik na eventu v průměru strávili času (kolik vydrželo do konce a vidělo celý program), jaké sály navštívili
• Měření engagementu. Spoustu aktivit i na in-person akci, lze řešit digitálně - snadno vyhodnotíte, jestli tu práci, co jste s přípravou měli vůbec někdo ocení a má ji smysl dělat příště znovu.
  
  ‍

Happenee jde s trendy a pravidelně přináší nové funkce.

Abychom dokázali dodávat špičkový produkt a službu, která vám bude spolehlivým partnerem během všech fází eventu, je potřeba držet krok a přinášet novinky. Jaké funkce jsme nedávno spustili a na co se můžete těšit během začátku příštího roku?

1. Nové vstupenky (více v minulém newsletteru)

• platba v zastoupení, multi-ticketing, registrace v zastoupení, partnerské registrace, slevové kódy - vše v jednom

2. Nová mobilní a webová aplikace (více v dalším newsletteru :)

• nový design, nové pokročilé networking funkce, přístupy do aplikací pomocí hesla, magic linku a PINu včetně přidání eventu pomocí PINu

3. Modul nominace (distribuovaný zvací proces) - LIVE 💙

• vaši kolegové mohou samostatně spravovat pozvánky díky decentralizované administraci, která šetří čas a usnadňuje organizaci akcí

4. Zjednodušená registrace bez ověření hesla (leden 2025)

• ověření pomocí e-mailu nebo možnost úplného vypnutí ověření

5. Nový design microsite (leden 2025)

• umožní nové grafické možnosti, menu s detailem apod., kompletní správa modulů

6. Nová administrace pro organizátory (Q2/2025)

• kompletně nová a chytrá administrace pro organizátory - váš eventový asistent, který za vás hlídá to nejdůležitější

‍

Jaké příklady veřejných eventů se mohli v září spolehnout na Happenee?

‍

‍

Forbes - Lepší Česko 2024

• Supernabitý festival, na kterém se řešila nejdůležitější témata dnešního Česka. Projekt Lepší Česko dlouhodobě analyzuje ekonomiku, kvalitu života i úroveň svobody v naší zemi. Propojuje politickou, byznysovou, intelektuální a kulturní elitu české společnosti.

CzechCrunch - Money Maker 2024

• Největší byznysová a investiční konference v Česku! Money Maker proběhl 6. a 7. listopadu v prostorách Cubex na Pankráci.  2 dny plně nabitého programu - od přednášek a seminářů po rozhovory a panelové diskuze. Tipy, rady a inspirace od těch nejpovolanějších na investice, podnikání ale i osobní rozvoj.

EVOLVE! Summit 2024

• Nejnavštěvovanější HR a Recruitment Festival v rámci ČR/SR, kde se snoubilo vzdělávání, skvělá společnost a úžasná atmosféra.

‍

‍