6 technik, které nakopnou zapojení účastníků na vašem eventu

Pro pořadatele akcí může být stresující, když úsilí o zvýšení zapojení účastníků nesplní cíl nebo když pečlivě naplánovaná konference nepřinese publiku takový zážitek, jaký byl zamýšlen.

Čím poutavější je vaše akce, tím spokojenější jsou vaši účastníci a tím větší je pravděpodobnost, že se přihlásí na vaši další akci, budou sdílet své zážitky na sociálních sítích a stanou se „promotéry“ a budou šířit pozitivní reference do svého okolí.

V reportu State of Business Events od Skift Meetings uvádí 64 % eventových manažerů, že jejich účastníci mají větší zájem o navazování kontaktů na akcích než před pandemií COVID-19 – což otevírá dveře k obrovským příležitostem pro navazování kontaktů a posilování vazeb.

Díky tomuto trendu lze dnes využít různé aplikace a systémy pro pořádání akcí a posunout tak zapojení účastníků do nových výšin a vytvořit pohlcující zážitky, které účastníky ohromí: v průzkumu 2023 State of the Industry od Knowlandu se 68,7 % profesionálů v oblasti eventů shodlo na tom, že technologie mohou zvýšit angažovanost jako nikdy předtím.

Zároveň se změnily i priority organizátorů akcí a mnoho z nich dnes řadí zapojení účastníků mezi hlavní priority.

Pojďme se společně podívat na zajímavé nápady v oblasti angažovanosti a zapojení účastníků, které mohou pozvednout zážitek z vaší akce na novou úroveň.

Co je to zapojení účastníků nebo také engagement?

Jde o smysluplné a aktivní zapojení účastníků do akce, které vytváří dynamický a interaktivní zážitek. Přesahuje rámec návštěvnosti a zaměřuje se na upoutání pozornosti, zájmu a interakce účastníků s cílem vytvořit nezapomenutelnou událost.

Zapojení do události můžete měřit pomocí následujících ukazatelů:

• Smysluplná interakce – např. počet zapojených do hlasování, počet dotazů během Q&A, aktivita v chatu
• Aktivita na sociálních sítích
• Zpětná vazba a hodnocení sezení
• Navazování kontaktů a vztahů – např. kolik proběhlo networkingových setkání.
  

1. Personalizované pozvánky a komunikace

Představte si, že obdržíte pozvánku, která oslovuje přímo vás vaším jménem, nikoliv jen jako jednoho z mnoha. Místo zasílání obecných pozvánek zvažte jejich přizpůsobení každému příjemci. Ukažte jim, že vám na jejich účasti skutečně záleží.

Zasílání pozvánek s osobními údaji dává účastníkům pocit, že si jich vážíte, a zvyšuje pravděpodobnost zapojení.

Navíc jim to usnadněte tím, že nabídnete různé možnosti komunikace, například:

• Webové stránky události nebo landing pages: Vytvořte speciální webové stránky události, kde účastníci najdou všechny potřebné podrobnosti o události. Zahrňte sekci nejčastějších dotazů, odkazy na registraci, kontaktní informace nebo doprovodný obsah.
• E-mailová komunikace: Pravidelné zasílání aktualizací a připomínek registrovaným účastníkům prostřednictvím e-mailu. Tyto e-maily mohou obsahovat základní informace o události, program nebo lineup řečníků.
• Online registrace a prodej vstupenek: Využijte platformu pro online registraci a prodej vstupenek, která je uživatelsky přívětivá a umožňuje účastníkům snadnou registraci se širokou paletou platebních možností.
• Komunikace přes eventovou mobilní aplikaci – chat, notifikace, kompletní informace o eventu nebo kontakt na organizátora.
  

2. Průzkumy a hlasování před akcí: Zjistěte, co vaši účastníci chtějí

Jednou z nejlepších možností, jak zvýšit zapojení do akce, je provádět průzkumy a hlasování. To vám pomůže odhalit preference a očekávání vašich budoucích účastníků.

Jaké možnosti se nabízejí?

• Preferované aktivity pro navazování kontaktů: Zahrňte otázky týkající se typu networkingových aktivit, kterých by se účastníci rádi zúčastnili. Možnosti mohou sahat od strukturovaných icebreakerů až po neformální rozhovory.
• Preference v oblasti jídla a nápojů: Ptejte se na jejich dietní omezení, oblíbené kuchyně a jakékoli specifické preference v oblasti jídla, což pomůže sestavit menu, které bude vyhovovat jejich různorodým stravovacím potřebám.
• Preferovaná forma zábavy: Zjistěte, jaký druh rozptýlení by je zaujal, a zeptejte se na jejich preferované formy, jako je živá hudba, hostující řečníci, umělci apod.
• Oblíbená témata a formáty: Zjistěte, zda dávají přednost tradičním panelovým diskusím, interaktivním workshopům, přednáškám nebo jiným formátům.
• Sdílení výstupů – když výsledky průzkumů nebo anket sdílíte s účastníky, vyvolá to pocit vzrušení, protože vidí, že jejich příspěvky jsou brány v úvahu a měly dopad.

3. Přívětivý a interaktivní registrační proces

Přivítejte účastníky tím, že zajistíte snadný, hladký a interaktivní proces registrace, který dokáže bez otázek dokončit každý účastník. Během registrace nezapomínejte na zpětnou vazbu, aby zájemce věděl, co se děje a co se bude dít – potvrzení registrace, potvrzení platby, potvrzení ubytování.

4. Příležitosti k navazování kontaktů

Účastníci, kteří dorazí osobně, tam jsou hlavně kvůli setkání tváří v tvář. Hladký networking mezi účastníky a zájemci můžete zajistit následujícími způsoby:

• Rychlý networking: Časově omezené sezení pro rychlé a cílené rozhovory s více účastníky.

• Icebreaking: Zábavná cvičení, která pomohou navazovat kontakty i těm, kteří mohou mít s osobním kontaktem problémy nebo jsou na networkingové akci poprvé.

• Salónky pro networking: Vyhrazené prostory s pohodlným posezením pro neformální navazování kontaktů.

5. Gamifikace

Vytvořte výzvy, kterých se mohou účastníci zúčastnit a získat tak body nebo odměny během celého eventu – od registrace až po feedback formulář.

Účastníci například mohou získávat body návštěvou konkrétních stánků nebo plněním úkolů souvisejících s tématem akce. Body mohou sloužit na konci eventu k vyhlášení vítězů a jejich ocenění.

6. Pracujte s účastníky i po skončení eventu

Udržujte vztah s účastníky i po skončení akce, a to díky obsahu, který již máte, nebo budováním komunity stejně smýšlejících lidí. Zvýšíte tak několikanásobně šanci, že tito lidé v budoucnu budou součástí vašich akcí jako účastníci nebo dokonce i jako řečníci nebo hlavní tváře události.

Jaké všechny interaktivní prvky lze po eventu využít?

• „On-demand“ video záznam z eventu či webináře
• Přístup k bonusovým materiálům – reporty, výsledky, prezentace
• Virtuální setkání, oborová a komunitní fóra nebo osobní setkání, která podpoří růst a vytvoří dlouhodobé kontakty a vazby.

Závěr

V čem se vám tedy vrátí vynaložená energie na zvýšení angažovanosti a zapojení účastníků? Více prodaných vstupenek a obecně vyšší reálná účast na akci, vyšší šance na opakovanou účast na vašich dalších akcích, promo zadarmo pomocí word of mouth nebo třeba konkurenční výhoda. Ve všech případech jde o aktivitu, která se vám vždy pozitivně vrátí.