Zážitky na míru, AI i zelené eventy: 7 trendů, které definují eventy v roce 2025

Eventový svět má za sebou turbulentní jízdu – od online maratonů během pandemie až po triumfální návrat živých akcí. Koncem března 2025 je jasné, že eventy se vrátily v plné síle, ale také se výrazně proměnily. Rozpočty sice zůstávají pod drobnohledem a nároky publika rostou, naštěstí ale přicházejí nové trendy a nástroje, které organizátorům ulehčují život (a snižují míru stresu). Asi tušíte, o čem je řeč: personalizace, umělá inteligence, udržitelnost… Pojďme se společně podívat na 7 nejvýraznějších trendů event managementu pro rok 2025 (s výhledem do 2026) a jak s nimi naložit, aby vaše akce byly nezapomenutelné, unikátní a v pohodě zvládnutelné. Čtěte dál, ať jste o krok napřed – můžete se do budoucnosti eventů vrhnout s nadšením a bez zbytečného stresu!

1. Personalizace na max: zážitek šitý na míru každému účastníkovi

Jsme zvyklí, že nám Netflix či Spotify doporučují obsah přesně podle našeho vkusu. Proč by eventy měly být jiné? V roce 2025 už návštěvníci nechtějí být jen tváří v davu – očekávají zážitek, který jako by byl připraven právě pro ně. Personalizace proniká do všech fází akce: od pozvánky (oslovující jménem a zohledňující zájmy účastníka), přes flexibilní program umožňující vybrat si preferovaná témata, až po komunikaci po eventu s doporučeními na míru. Díky chytrým eventovým aplikacím a AI lze sbírat data o preferencích účastníků a nabídnout každému třeba jiný obsah – jako doporučení relevantních přednášek, stánků nebo networkingu podle profilu. Každý účastník si tak připadá jako VIP host, ne jen anonymní položka na seznamu.

‍

Jak na personalizovaný event v praxi?

• Poznejte své publikum už před akcí: Ptejte se při registraci na preference (oblíbená témata, stravovací omezení, očekávání). Segmentace dat vám umožní připravit různé persony účastníků.
• Šijte komunikaci na míru: V e-mailech oslovujte účastníky jménem, zmiňte jejich firmu nebo obor. Nabídněte agendu „doporučenou právě pro vás“ a v mobilní aplikaci zobrazte každému personalizovaný seznam doporučených bodů programu.
• Dejte lidem volbu: Nabídněte paralelní sekce či formáty (workshop, přednáška, diskuse), aby si každý našel to své. Umožněte také upravit si rozvrh – například přidat si do kalendáře jen vybrané části programu. Tím zvýšíte šanci, že každý stráví čas na eventu maximálně smysluplně.

2. Hybridní eventy 2.0: online a offline ruku v ruce

Hybridní akce – kombinace fyzického setkání s virtuálním přenosem – jsou tu s námi už pár let, ale v roce 2025 se staly novým standardem. Kde dříve byl online přenos „nouzovka“, tam je dnes strategickou volbou, jak rozšířit dosah akce. Mnoho účastníků stále ocení možnost zapojit se na dálku: podle průzkumů si 4 z 5 účastníků přejí, aby akce měly i online variantu nebo záznam k pozdějšímu zhlédnutí. Hybridní event tak může mít mnohem širší publikum – v sále sedí stovky lidí, ale další stovky či tisíce sledují stream z druhé strany zeměkoule. Klíčem roku 2025 je, že online publikum už není druhá liga. Díky pokročilým platformám mohou vzdálení účastníci klást dotazy řečníkům, hlasovat, networkovat v chatovacích místnostech nebo si pustit obsah on-demand. Organizátoři navíc zjišťují, že obsah z hybridní akce může „žít“ dál: záznamy přednášek lze nabídnout jako video seriál, podcast nebo článek. Jedna akce, mnoho zážitků v čase a prostoru – to je kouzlo hybridů 2.0.

‍

Jak vytěžit z hybridního formátu maximum?

• Investujte do kvalitního přenosu: Zajistěte profi livestream (dobré kamery, zvuk, stabilní připojení) a nahrajte celý obsah. Diváci online ocení HD obraz bez výpadků a možnost pustit si záznam později.
• Zapojte virtuální účastníky: Moderujte online dotazy během Q&A, využijte live chat nebo polling, zdravte publikum na kameře. Ať i lidé u monitorů cítí, že jsou plnohodnotnou součástí akce. Klidně jmenujte konkrétní dotaz od „Petra z Brna“ – osobní kontakt funguje i na dálku.
• Recyklujte obsah a prodlužte život akce: Po eventu sdílejte záznamy a materiály. Vytvořte sestřih „best of“, infografiku s výsledky ankety, nebo seriál příspěvků na blog/LinkedIn ze zajímavých momentů. Z jednoho eventu tak získáte obsah na mnoho dalších týdnů a udržíte komunitu v běhu.

3. AI jako parťák manažera: chytřejší plánování i lepší rozhodování

Umělá inteligence (AI) zažívá obrovský boom a proniká i do eventů. Nebojte, neznamená to, že by robot převzal vaši práci organizátora – naopak, AI se stává vaším věrným pomocníkem. Představte si virtuálního kolegu, který nikdy nespí a baví ho procházet excelové tabulky: přesně tak AI pomáhá analyzovat data o registracích, predikovat účast nebo navrhovat optimální harmonogram akce. AI nástroje dokážou zautomatizovat rutiny, jako je rozesílání pozvánek ve správný čas, odpovídání na časté dotazy účastníků (díky chatbotům) nebo třeba matchmaking – propojení lidí s podobnými zájmy pro networking. Generativní AI (jako ChatGPT) umí navrhnout poutavé texty pro marketing akce, vymyslet témata workshopů nebo třeba vytvořit souhrn zpětné vazby od účastníků. Během akce může AI v reálném čase sledovat sentiment na sociálních sítích či analyzovat, které přednášky nejvíc bavily (třeba podle reakcí v appce). Výsledek? Organizátor má lepší přehled, ušetří spoustu času a může se soustředit na kreativní část práce. AI zkrátka přináší chytřejší a efektivnější event management – a to bez zbytečné námahy navíc.
‍

AI bude podle předpovědi společnosti Gartner do roku 2029 automatizovat 80 % dotazů zákaznického servisu.

Jak využít AI ke svému prospěchu?

• Chytrý pomocník pro komunikaci: Nasadíte-li AI chatbota na web akce, bude 24/7 odpovídat na dotazy zájemců (program, cesta, dress code…) rychlostí blesku. Vám tak ubude rutina a návštěvníci dostanou odpovědi hned.
• Plánujte s daty: Využijte nástroje, které pomocí AI analyzují registrace a navrhnou například rozložení místností nebo přestávek podle počtu a preferencí účastníků. AI také dokáže předpovědět, kolik lidí se skutečně dostaví, abyste zbytečně nepřipravovali přebytky (či naopak).
• Tvořte obsah chytře: Potřebujete nápady na tematické doprovodné aktivity? Nechte si od AI vygenerovat několik kreativních tipů. Nebo ji využijte po akci – například k automatickému vyhodnocení anket a komentářů účastníků do přehledného reportu. Ušetříte hodiny času, které můžete věnovat osobnějšímu kontaktu s partnery a účastníky.

4. Zábava a interakce na prvním místě: gamifikace jede

Už dávno neplatí, že by konference či firemní akce musely být vážné a formální. Trend gamifikace – tedy využití herních prvků – vtrhl do eventů naplno a dělá z nich zábavnější a poutavější zážitky. Lidé milují soutěžit, sbírat body, odemykat achievementy nebo prostě hrát si. Chytré eventové aplikace umožňují zavést žebříčky (leaderboards) pro nejaktivnější účastníky, sbírat body za návštěvu stánků nebo hlasování, pořádat vědomostní kvízy o ceny či třeba digitální scavenger hunt (hledačku) v prostoru akce. Tyto hry nejen pobaví, ale hlavně motivují účastníky víc se zapojit a navazovat kontakty – prolomí se tak počáteční ostych. Interaktivita však není jen o hrách: dnes frčí i živé hlasovací ankety, Q&A z publika přes mobil, interaktivní panely, kde si publikum samo volí další téma… Každý prvek, který pasivního diváka promění v aktivního hráče, se počítá! Organizátoři dokonce přidávají do seriózních konferencí prvky festivalů – hudební vystoupení, relax zóny, fotokoutky či wellness aktivity v průběhu dne. A víte co? Účastníci to milují. Nepodceňujte sílu malých překvapení: třeba legendární automat s Pac-Manem v chill-out koutku udělá větší dojem než sebelepší obložené chlebíčky. 😉 Zábava a zážitek jsou králem, protože spokojený a zaujatý účastník = úspěšný event.

Jak udělat z akce hřiště (v tom nejlepším smyslu)?

• Soutěžní prvky: Zakomponujte do programu soutěž – například sbírání razítek či QR kódů od vystavovatelů, kvíz po skončení přednášky nebo vyhlášení „nejaktivnějšího networkera dne“. Motivujte drobnými cenami nebo veřejným uznáním na pódiu.
• Relax a zábava: Vytvořte v prostoru zóny, kde si lidé odpočinou a zároveň se pobaví. Retro herní koutek s arkádovkami, fotokoutek s vtipnými rekvizitami, mini turnaj v ping-pongu nebo třeba jóga kout pro protažení – cokoliv, co rozproudí energii a vyvolá úsměv, zvýší celkový pozitivní dojem z akce.
• Interaktivní technologie: Využijte jednoduché nástroje jako živé hlasování (např. přes mobilní aplikaci nebo web), kde publikum rozhodne třeba o dalším tématu diskuze. Nechte lidi pokládat dotazy online a promítejte je na plátno. Pomocí AR (rozšířené reality) můžete připravit hru, která provede účastníky různými stanovišti. Fantazii se meze nekladou – cílem je, aby se nikdo ani chvilku nenudil.

5. Udržitelnost a odpovědnost: zelené eventy jsou in

Ekologie a společenská odpovědnost pronikají i do světa eventů. Green events už nejsou jen okrajová záležitost pro pár nadšenců – stále více organizátorů i účastníků vyžaduje, aby akce byly konány udržitelným způsobem. Co si pod tím představit? Například minimalizaci odpadu: elektronické vstupenky místo papírových, namísto hory plastových kelímků raději vratné nádobí či osobní lahve, žádné jednorázové dekorace, které by po akci letěly do koše. Dále snižování uhlíkové stopy: volba místa s dobrou dostupností MHD, doporučení účastníkům ke sdílené dopravě, úsporné LED osvětlení, kompenzace emisí CO₂ (carbon offset) třeba výsadbou stromů. Udržitelnost ale není jen ekologie – patří sem i společenský rozměr. Stává se trendem například zapojit místní komunitu a dodavatele (catering od lokálních výrobců, technika od regionálních firem), čímž akce podpoří místní ekonomiku. Po akci se řeší, co s přebytky: jídlo odvézt potravinové bance, materiály recyklovat či darovat školám atd. Zelené eventy zkrátka myslí na dopad akce na svět kolem nás. Kromě dobrého pocitu to má i praktický efekt – mnoho firem má své vlastní cíle v oblasti udržitelnosti a účast na ekologicky pojaté akci je v souladu s jejich hodnotami. Navíc mladší generace návštěvníků vyloženě ocení, když uvidí, že vám záleží na planetě. Trendem do 2026 bude posun k ještě odpovědnějšímu eventovému průmyslu, kde se zážitky skloubí s ohleduplností.

Milenialové a generace Z vnímají udržitelnost jako klíčovou hodnotu. Oceňují iniciativy jako snižování odpadu, potraviny z místních zdrojů nebo biologicky rozložitelné materiály. Naproti tomu generace X a baby boomers mohou upřednostňují praktičnost a dlouhodobý dopad, a proto reagují spíše na opatření jako uhlíkové kompenzace nebo úsporná řešení.

— Skift Meetings Megatrends 2025

Jak udělat z eventu kamaráda přírody?

• Méně odpadu, více recyklace: Omezte tisk materiálů – využijte eventové aplikace, QR kódy a digitální programy. Pokud už musíte tisknout, volte recyklovaný papír. Zajistěte dostatek košů na tříděný odpad a viditelně komunikujte, že na akci třídíme.
• Zelený catering: Spolupracujte s dodavateli, kteří dbají na udržitelnost. Nabídněte vegetariánské a veganské menu z lokálních surovin (maso klidně také, ale v rozumné míře). Používejte kompostovatelné nádobí nebo porcelán/sklo. Místo balené vody z plastu zřiďte water station, kde si každý natočí vodu do vlastní lahve.
• Chytrá doprava a energie: Motivujte účastníky k využití hromadné dopravy – např. poskytněte jízdenky nebo vyjednejte slevu na vlak. Organizujte carpooling (sdílení aut) pro dojezd na akci. Zvolte energeticky úsporné vybavení, světla zhasínejte, kde to jde, a na venkovní akce zvažte obnovitelné zdroje (solární nabíječky, biodiesel generátory). Malé krůčky se sčítají a příroda (i hosté) to ocení.

6. Eventy pro všechny: diverzita a inkluze v praxi

Moderní eventy kladou důraz na to, aby se každý cítil vítán. Diverzita a inkluze už nejsou jen hesla – stávají se přirozenou součástí plánování akcí. Co to znamená v praxi? Třeba to, že na pódiu vidíme různorodé řečníky – ženy i muže, různé věkové skupiny, národnosti či představitele menšin, kteří přinášejí odlišné perspektivy. Publikum se pak snáze v obsahu najde a odnáší si více hodnoty. Inkluze také znamená myslet na návštěvníky se specifickými potřebami: zajistit bezbariérový přístup pro vozíčkáře, dostatečné ozvučení pro nedoslýchavé, případně tlumočení do znakové řeči či aspoň titulky u videí pro neslyšící. U virtuálních eventů je trendem automatické titulkování (díky AI) nebo simultánní překlady do různých jazyků, aby obsah oslovil globální publikum. Dále je dobré brát ohled na kulturní a náboženské rozdíly – třeba neplánovat konferenci na významný svátek, který by část publika vyřadil, nebo nabízet v cateringu jídla vhodná pro různé stravovací návyky (halal, košer, bez alkoholu apod.). Mnoho organizací dnes také školí svůj personál v inkluzivní komunikaci – od používání genderově neutrálního jazyka v materiálech až po citlivý přístup ke všem hostům bez rozdílu. Eventy jsou otevřené všem a kdo na to zapomene, riskuje kritiku i ztrátu části potenciálního publika. Naopak promyšleně inkluzivní akce buduje pověst značky jako respektující a progresivní.

Jak zajistit, že váš event bude opravdu pro všechny?

• Různorodost na scéně: Při výběru speakerů a panelistů hledejte balanc – kombinujte osvědčená jména s novými tvářemi, dejte prostor ženám i menšinovým skupinám v oboru. Rozmanité vzory inspirují širší publikum.
• Bezbariérovost a pohodlí: Zkontrolujte, že místo konání má rampy nebo výtah, bezbariérové toalety a dostatek prostoru mezi sedadly pro průjezd vozíků. Nabídněte přednostní registraci či sezení těm, kdo to potřebují. U online přenosů zajistěte titulky, případně tlumočení do znakové řeči u hlavních vystoupení.
• Respekt k odlišnostem: V komunikaci používejte jazyk, který zahrnuje všechny (pozor na stereotypy či nevhodné vtipy). Při cateringu nezapomeňte na varianty pro alergiky a různá náboženská omezení. Pokud jde o doprovodný program, myslete i na ty, kdo třeba nepijí alkohol (aby se nebavili jen pijáci) nebo introverty (vytvořte klidnější zóny, kam si mohou na chvíli „utéct“). Empatie je klíčem – zkuste se vžít do různých typů účastníků a přizpůsobit event tak, aby si ho užili všichni naplno.

7. Komunita místo jednorázovky: vztahy jsou nejcennější výstup

Dříve se úspěch akce hodnotil hlavně počtem registrací, návštěvností a tím, jestli vše proběhlo bez zádrhelů. Tyto metriky jsou sice stále důležité, ale v roce 2025 jde eventový trend ještě dál – cílí na dlouhodobý přínos a budování komunity. Jeden event už není uzavřená kapitola; naopak může být odrazovým můstkem pro trvalý vztah s účastníky. Konference, festival či firemní meetup se stává součástí širšího příběhu. Lidé, kteří se na akci potkali, zůstávají v kontaktu – třeba skrze event appku, Slack kanál nebo pravidelný newsletter, který navazuje na obsah z eventu. Firmy zjišťují, že vybudovaná komunita kolem jejich akcí přináší ovoce: loajálnější zákazníky, ambasadory značky, kteří šíří dobré jméno, i cennou zpětnou vazbu pro další ročníky. Return on Investment se tak doplňuje o Return on Relationships – tedy hodnotu vztahů a propojení, která event vytvořil. Pro event manažery to znamená přemýšlet za horizont dne D: jak využít energii z akce dál? Trendem je třeba celoroční engagement – mezi konferencemi pořádat menší webináře, networkovací večery nebo online diskuse, které udrží komunitu aktivní. Event obsah (video záznamy, prezentace, poznatky) se mění v edukativní materiál pro všechny účastníky. Zkrátka, místo jednorázového zážitku dodáte lidem dlouhodobou hodnotu. A co víc – při příští akci máte na co navázat, známé tváře se vracejí a přivádějí další. Budovat kolem eventů komunitu je trochu práce navíc, ale vyplatí se to mnohonásobně.

Vaše příští konference nezvládne všechno. Místo toho bude jedním z kontaktů na cestě vaší asociace k dosažení skutečné změny. S tímto vědomím se zaměřte na to, jak může nadcházející program zapadnout do širšího rámce.

— Inspiring Change: 5 Strategies for Purpose-Centered Events

Jak přetavit jednorázový event ve fungující komunitu?

• Udržujte kontakt: Po skončení akce nekončí komunikace. Pošlete všem poděkování, shrnutí hlavních momentů a odkaz na materiály. Pozvěte účastníky do online skupiny (např. na Facebooku, LinkedIn nebo diskuzního fóra), kde mohou sdílet dojmy a fotky. Dejte jasně najevo, že si jich vážíte i po akci.
• Nabídněte pokračování: Plánujte dopředu navazující aktivity. Může to být webinář s jedním z hlavních řečníků za pár měsíců, tematický meetup pro místní účastníky, nebo třeba jen neformální online „kávička“, kde si popovídáte o novinkách v oboru. Tím udržíte zájem a vaše akce nebude zapomenuta.
• Vytvořte prostor pro networking: Podporujte propojení účastníků mezi sebou. Můžete sdílet (se souhlasem) seznam kontaktů či profilů, vytvořit online adresář absolventů konference, nebo otevřít diskuzní vlákna na konkrétní témata, kde mohou lidé pokračovat v debatě. Když umožníte komunitě žít vlastním životem, vaše role organizátora se posune do pozice moderátora komunity – a to je přidaná hodnota, kterou konkurence hned tak nenabídne.

Sečteno a podtrženo: rok 2025 ukazuje, že eventy mohou být zároveň high-tech i hluboce lidské, zábavné i smysluplné. Jako event manažeři máte k dispozici více vychytávek a možností než kdy dřív, ale jedno zůstává stejné – cílem je nadchnout lidi a vytvořit zážitek, na který jen tak nezapomenou. Dobrá zpráva je, že s výše zmíněnými trendy po ruce (a s trochou kreativity) to jde překvapivě hladce – a klidně i s úsměvem na tváři místo vrásky na čele :). Budoucnost eventů je plná možností, tak směle do toho! Nezapomeňte si při objevování novinek tu cestu sami užívat – eventy mají být zábava nejen pro hosty, ale i pro vás jako organizátory. A o to nám v Happenee jde především: dělat eventy trochu jinak, s lehkostí, nápaditostí a bez zbytečného stresu. Hodně štěstí s plánováním a na viděnou na některé z úžasných akcí roku 2025!