Globsec Bratislava Forum – příběh úspěchu Happenee
Globsec Bratislava Forum 2021 – akce, která se dotkla globálních témat. Na fóru zazněly přednášky o mezinárodní politice, klimatických změnách a otázkách bezpečnosti, ale i témata zabývající se covidem-19, hybridními hrozbami a digitalizací. Celou akci obohatili inspirativní řečníci jako Zuzana Čaputová, papež František, Daniela Schwarzer, Maroš Ševčovič a mnozí další.
Organizace akce Bratislava Forum proběhla v hybridním formátu. To znamená, že někteří účastníci byli na akci fyzicky přítomni, zatímco jiní akci sledovali z pohodlí svého domova. Spojili jsme síly s naším klientem a naplánovali akci Globsec, která se letos konala v Bratislavě.
Pro Globsec jsme akci pořádali již podruhé a letos jsme za ni získali ocenění od České event asociace, čímž jsme oslavili další úspěch týmu Happenee.
Výchozí pozice
S Globsecem jsme se spojili loni s myšlenkou, že tato akce bude naplánována v hybridním formátu. Hlavní výzvou bylo najít společnost, která by nám pomohla přenést akci do virtuálního prostředí a tím rozšířit svou přítomnost na event trhu. Konečná volba padla na platformu Happenee, protože Globsec požadoval regionální společnost, která sdílí jeho myšlenku inovace a snaží se realizovat projekty moderním způsobem. Při finálním výběrovém řízení byly nejpřesvědčivější právě zkušenosti Happenee, zabezpečení všech dat a poměr cena/výkon. Důležitou roli při konečném výběru sehrál také počet interaktivních funkcí, které Happenee nabízí.
Cíle
Jedním z hlavních cílů bylo zvýšit propojení mezi fyzickými a virtuálními účastníky celé akce. Dalším cílem bylo vytvořit funkční verzi mobilní aplikace, která by Bratislava Forum poskytla řadu funkcí. Hlavním důvodem pro vytvoření aplikace bylo zveřejňování obsahu, zveřejnění programu a poskytování informací o přednáškách významných řečníků. Vzhledem k tomu, že koronavirová pandemie zde byla stále aktuálním tématem, bylo potřeba aplikaci rozšířit tak, aby u fyzických účastníků zahrnovala kontroly „konferenčních pasů“. Tyto pasy pomáhaly organizátorům kontrolovat, zda byli účastníci očkováni nebo testováni a zda proběhla registrace úspěšně.
Výzvy
Organizace akce takových rozměrů, jako je Bratislava Forum, zejména v hybridním formátu, byla sama o sobě značnou výzvou. Na akci jsme začali pracovat šest týdnů před jejím začátkem. Všechny aspekty aplikace bylo nutné nastavit s předstihem a bylo třeba navrhnout portál, jehož prostřednictvím mohli online účastníci sledovat celý průběh akce. Navíc jsme si dali za úkol posunout akci na vyšší úroveň, protože to byl již druhý rok v řadě, kdy jsme se akce Globsec účastnili.
Návrh
Happenee Bratislava Forum poskytlo platformu, která pokryla kompletní organizaci akcí této velikosti. Jak již bylo zmíněno, naši vývojáři připravili aplikaci speciálně navrženou pro účastníky, kteří byli na akci fyzicky přítomni. Mohli si kdykoli v průběhu akce zobrazit program, seznam řečníků nebo partnery akce. K dispozici měli také QR kód obsahující registrační a očkovací data nebo informace o testování na covid-19, díky kterému se na akci mohli sami identifikovat.
Online i offline registrace účastníků probíhala od dubna do června. Veškerá e-mailová komunikace pro online i offline účastníky probíhala přes brandovanou doménu.
Pro online účastníky byl použit živý portál vyvinutý ve formě 2D rozcestníku lobby. Bylo možné sledovat 2 streamy s možností veřejného nebo soukromého chatu.
Pro fyzické účastníky byla použita aplikace (Android a iOS) s moduly pro lokaci, program akce, QR kód a QR check-in.
Online účastníci akci sledovali na internetové platformě Happenee. Pro zjednodušení celé akce jsme integrovali Zoom a Sli.do. Tyto aplikace usnadnily celkovou organizaci akce. Každý návštěvník měl navíc možnost stáhnout si dokumenty související s panelovými diskusemi a jednáními za zavřenými dveřmi.
Připravenost týmu Happenee doplňoval i klient. Organizační problémy jsou na tak velkých akcích běžným jevem, ale i drobné problémy či překážky náš organizační tým vyřešil hned, jakmile se objevily.
Výsledek spolupráce s Bratislava Forum
Organizátoři akce Bratislava Forum výslednou akci pochválili a plánují ve spolupráci pokračovat. Rádi by zachovali hybridní formát, který je nejvhodnějším řešením jak pro účastníky, tak finančně výhodným pro klienta. Vize do budoucna je taková, že bychom společně rádi zvýšili počet účastníků, zejména ve virtuální podobě; kapacita účastníků fyzických akcí je omezená, stejně jako samotný fyzický prostor pro akci. Rádi bychom také zvýšili interaktivitu mezi návštěvníky.
Přímá zpětná vazba
„Celá akce proběhla podle našich očekávání. Překvapila nás připravenost týmu Happenee a jejich schopnost okamžitě reagovat na jakékoli připomínky. Do budoucna rozhodně plánujeme naši spolupráci rozšířit,“ uvedl Adam Horehaj, Project Assistant pro Globsec.
